Общие принципы планирования и подготовки к бесперебойному ведению экономической деятельности в случае пандемии птичьего гриппа (ППГ)
(Подготовлено Международным валютным фондом)
Принцип 1: Основную ответственность за разработку планов обеспечения бесперебойного функционирования (ПОБФ) в организации несут ее совет директоров и руководители высшего звена.
В условиях пандемии возникнут специфические проблемы, требующие адресного реагирования со стороны руководства финансовых учреждений. Понадобится резервирование соответствующих ресурсов на организацию мониторинга, планирования и управления надлежащим реагированием в случае возникновения ППГ. Учреждениями предпринят ряд шагов по подготовке документированных стратегических планов, уточнению распределения ответственности и определению способов осуществления принятых планов. В число принятых к настоящему времени мер входят:
Создание группы антикризисного управления из числа высших должностных лиц организации. Учитывая значительную степень неопределенности ситуации, руководству будет необходимо находиться в постоянной готовности оперативно и гибко реагировать на происходящее. Эта антикризисная группа могла бы рассмотреть следующие направления деятельности:
Разработку оперативного подхода к основным положениям ПОБФ и альтернативные сценарии следует обсудить заблаговременно и, возможно, опробовать в ходе теоретических или практических учений.
Определение желаемого уровня подготовленности для каждой организации и необходимого для этого объема инвестиций. Один из способов состоит в измерении прибыльности каждого сегмента бизнеса и объема инвестиций, необходимых для обеспечения функционирования этого вида деятельности в условиях пандемии. Затем, с помощью анализа затрат и выгод (с учетом того, что в условиях пандемии спрос на то или иное направление бизнеса – и, соответственно, его прибыльность – может измениться) можно получить необходимые ориентиры для разработки соответствующего плана инвестиций на случай ППГ и определить приоритеты.
Формирование специальных целевых групп для подготовки подробных планов действий в чрезвычайных ситуациях по таким направлениям, как обеспечение бесперебойного ведения бизнеса, юридическая поддержка, людские ресурсы, коммуникации (внутренние и внешние), охрана здоровья и гигиена, безопасность. Каждой целевой группе следует регулярно (не реже одного раза в месяц) отчитываться перед группой высших должностных лиц в целях координации, определения приоритетов и проверки готовности. Для оказания таким целевым группам поддержки в их работе некоторые компании приглашают независимых экспертов-консультантов по вопросам антикризисного управления и охраны здоровья.
Разработка планов замещения и преемственности, определение принципов и порядка делегирования полномочий в случае отсутствия сотрудников, занимающих ключевые административные должности. Следует разработать ясные процедуры временной или постоянной передачи прав и ответственности подчиненным; эта информация может быть доведена до сведения сотрудников компании и основных контрагентов для обеспечения четкого представления персонала о том, кто уполномочен принимать решения в случае нетрудоспособности руководства.
Учитывая особенности этой пандемии, некоторым компаниям, возможно, следует обеспечить географическое рассредоточение назначенных преемников (сигналом к этому может быть объявление о том, что пандемия достигла того или иного из определенных ВОЗ этапов).
Членам группы антикризисного управления также следует назначить преемников. Заместителей членов этой группы следует в полном объеме информировать обо всех мероприятиях подготовительного этапа.
Выявление надежных источников информации. Можно поставить тому или иному подразделению задачу вести мониторинг основных источников информации и выявлять увеличение вероятности вспышки заболевания. В условиях пандемии слухи могут распространяться быстрее вирусов. Наличие точной информации будет иметь чрезвычайно важное значение для оперативного принятия решений. Обретение надежных источников информации до возникновения ППГ может способствовать решению этой задачи.
Группе высших должностных лиц следует интегрировать анализ рыночного риска в стратегическое планирование и соответствующую подготовку. В ПОБФ прослеживается тенденция к первоочередной ориентации на степень оперативности восстановления работоспособности компаний после сбоев в их инфраструктуре, тогда как анализу рыночного риска (риска убытков от изменения стоимости финансовых инструментов вследствие изменений в восприятии риска, волатильности или сбоев рыночных механизмов) уделяется меньше внимания. ППГ повлияет как на деятельность компаний, так и на общие возможности по ведению бизнеса. Прогресса во взаимной увязке этих двух видов риска пока достигли лишь немногие компании.
Принцип 2. Организациям следует детально рассмотреть и разработать планы на случай крупных операционных сбоев.
Планы ПОБФ направлены на обеспечение критически важных уровней производства. ПОБФ, разработанные на случай внезапного временного сбоя в функционировании инфраструктуры, в настоящее время расширяются, чтобы учесть возникновение угрозы для персонала. В таких планах определяются ключевые функции, а первоочередное внимание уделяется повседневному управлению рабочей нагрузкой в период пандемии. В задачи финансовых учреждений может входить обеспечение необходимых объемов ликвидных средств, поддержание работы банкоматов, обеспечение функционирования платежной системы, управление рисками на финансовых рынках и рисками работы с контрагентами. Как правило, ПОБФ включает все или некоторые из ниже перечисленных элементов:
Определение масштаба расширения ответных мер для различных этапов вспышки заболевания. В ПОБФ следует отразить критерии наступления каждого этапа и шаги, предпринимаемые на этом этапе. Например:
Этап 1. Вспышек заболевания с передачей инфекции от человека человеку не зафиксировано. В регулярный бюджет включаются расходы на подготовку, но к ним могут относиться определенные ключевые резервы и формирование оперативных групп в важнейших областях деятельности для детального планирования, координации и проведения тестирования.
Этап 2. Выявлены факты передачи инфекции от человека человеку. Реализуются более затратные меры. Деятельность компании в данном регионе переводится в изолированный режим; по возможности, деятельность компании переносится в другие места; сотрудники эвакуируются из данной местности.
Этап 3. Отдельные вспышки заболевания фиксируются в стране, где располагается головная компания. Ускорение темпов подготовки, реализация наиболее затратных мер, начало рассредоточения персонала.
Этап 4. Вспышка заболевания оказывает воздействие на ключевые области производства или важнейшие объекты компании. Подготовленные компанией планы реализуются в полном объеме.
Этап 5. Восстановительный период, включающий возвращение сотрудников на работу, возобновление производственной деятельности, контроль за возможностью возникновения новых вспышек заболевания, изучение опыта, накопленного в ходе произошедшей вспышки.
Определение основных направлений деятельности или минимального набора базовых услуг. Компании могут определить, оказание каких услуг они прекратят или сократят на том или ином этапе реализации плана действий в чрезвычайной ситуации, осознавая, что в условиях пандемии спрос на определенные услуги изменится.
Определение главных исполнителей и величины ресурсов, необходимых для оказания вышеупомянутых наиболее важных услуг. Анализ сценариев может быть полезен для выявления диапазона возможных последствий и ответных действий. Организациям следует признать, что определение состава ключевого персонала будет зависеть от продолжительности сбоев в работе и сроков отсутствия сотрудников. Например, присутствие некоторых сотрудников особенно важно только в конце месяца или отчетного периода, а в иное время – не столь обязательно. Отсутствие других сотрудников может оказаться критическим только в случае, если сбой в работе предприятия окажется продолжительным.
Создание запасных или дублирующих групп специалистов для выполнения функций ключевого персонала. Некоторые организации планируют разделить свой главный персонал на две группы, которые будут действовать из разных мест, и ведут обучение вспомогательных сотрудников из числа контрактников, лиц, занимающих другие должности, и пенсионеров.
Развитие кадрового обеспечения предполагает выделение работ, подлежащих выполнению в офисе, и работ, которые могут выполняться на дому. Разработаны сценарии, предусматривающие порядок действий в случае невыхода на работу в течение одной или нескольких недель.
Создание удаленных и дублирующих объектов для видов деятельности, выполнение которых требует централизованного местонахождения (например, дилинг или функции казначейства). Для эффективной реализации этого пункта необходимо учесть несколько дополнительных соображений:
Во время эпидемии атипичной пневмонии некоторые организации принимали специальные меры с тем, чтобы основной персонал доставлялся на работу без использования общественного транспорта.
Если эти объекты расположены в населенном пункте (например, другом городе), следует принять меры по их защите от распространяющейся пандемии гриппа.
Если сотрудники переводятся на удаленные объекты, необходимо определить, будут ли они ездить на работу из дома. Определить момент рассредоточения сотрудников, а также то, будут ли их семьи выезжать вместе с ними.
Организациям следует регулярно проводить проверку работоспособности оборудования и порядка работы удаленных объектов, неукомплектованных персоналом либо недействующих в обычное время.
Расширение использования средств телекоммуникации в целях сведения личных контактов к минимуму. В связи с принятием таких мер возникает ряд конкретных вопросов:
Бюджетные ограничения означают, что планирование дополнительных расходов необходимо осуществлять задолго до возможной вспышки заболевания.
Использование разнообразного оборудования для связи с различными местами поднимает проблемы безопасности, которые требуют решения.
Необходимо проверить пропускную способность линий связи. Для целей планирования некоторые учреждения пытаются оценить последствия перехода большого числа учреждений на дистанционную обработку данных.
Обеспечение доступа к важнейшим данным. Сотрудникам может потребоваться доступ к данным, которые имеются только на бумажных носителях.
Выполнение максимально возможного объема операций из дома. При переходе на дистанционную обработку данных в ПОБФ необходимо учесть следующее:
Наличие у достаточного числа сотрудников возможности осуществлять дистанционную обработку данных, включая доступ к основным программам (при наличии у компании достаточного количества лицензий), доступ к необходимым данным, наличие портов и иные технические факторы.
Определение работы, которую необходимо выполнять в онлайновом режиме, а также работы, которая может быть выполнена дома и переслана в центральный офис согласно определенному графику.
Возможность снижения нагрузки на интернет или серверы компании за счет перехода на двух- или трехсменный режим работы.
Методики надзора за дистанционной обработкой данных. Необходимо разработать методику внутреннего контроля для обеспечения эффективного контроля качества и минимизации риска. Некоторые учреждения начали обсуждать со своими регулирующими органами возможность ограничения или изменения правил пруденциального надзора с тем, чтобы обеспечить соответствие работы, выполняемой на дому, действующим требованиям в части отчетности, документирования операций и пр.
Определение необходимых объемов запасов важнейших материалов на случай возможных перебоев в транспортировке и поддержание их на соответствующем уровне. Учитывая неопределенность сроков и стоимость создания запасов, некоторые организации начали их постепенное накопление, стремясь смягчить воздействие наращивания запасов на бюджет.
Изучение возможных действий на случай неспособности поставщиков ключевых услуг (например, услуг охраны и бухгалтерского учета) оказывать эти услуги. Некоторые организации начали переговоры с важнейшими внешними подрядчиками на предмет разработки такими поставщиками эффективных планов действий на случай чрезвычайной ситуации.
Разработка механизмов приема финансовым учреждением платежей от клиентов – частных лиц и обеспечения таким клиентам доступа к наличным денежным средствам и платежным механизмам. Спрос на наличные деньги может резко возрасти, некоторые финансовые учреждения создали резерв наличных денег и определили способы их распределения по своим филиалам и банкоматам.
В случае перевода учреждения в другое место или свертывания операций необходимо, в частности, рассмотреть пути оповещения клиентов и оказания им дистанционных услуг.
Разработка резервных вариантов на случай отказа платежной системы или неспособности центрального банка оказывать ключевые услуги.
Принцип 3. Участникам финансовой отрасли следует сформулировать цели восстановительных мероприятий, адекватные риску для финансовой индустрии.
Платежным и расчетно-депозитарным системам в наибольшей степени необходимы оперативные и эффективные механизмы восстановления работоспособности. Поэтому у них, как правило, имеются тщательно разработанные стандарты относительно бесперебойного функционирования и операционного риска. Однако во многих странах основной упор делается на создание резервных объектов и дублирование физической инфраструктуры. Лишь в последнее время началась разработка планов на случай масштабного невыхода сотрудников на работу. В дополнительной проработке, возможно, нуждаются следующие вопросы:
Определение минимального объема важнейших операций и числа сотрудников, необходимых для непрерывного оказания платежно-расчетных услуг в условиях нарастающих масштабов невыхода на работу. Применительно к платежным системам ключевой персонал зачастую составляет очень узкую группу сотрудников, в обязанности которых входит открытие и закрытие счетов и мониторинг системы и поведения участников. Оказание дополнительных услуг, требующих отдельного принятия решений, – например, предоставление кредитов, – может оказаться более сложной задачей.
Определение круга операций, которые могут осуществляться в дистанционном режиме (например, из дома). Этот вариант может потребовать инвестиций в приобретение ноутбуков и коммуникационных технологий, необходимых для создания защищенных каналов связи. Обеспечение доступа к данным и удаленное использование собственного программного обеспечения должно рассматриваться в увязке с протоколами систем безопасности.
Определение надлежащего расстояния между основным и вспомогательным центрами. В рамках крупных систем иногда создавался и третий центр: обычно "теневой" или неукомплектованный персоналом, - расположенный в другой части страны. Активация такого центра может потребовать определенного времени.
Координация между органами власти, провайдерами услуг инфраструктуры и пользователями. Все заинтересованные стороны, включая находящихся за пределами страны, в которой действует компания, должны быть осведомлены о том, какие услуги будут доступны в случае развития событий по тому или иному сценарию, и способны оценить достоверность своих ожиданий в части доступности базовых услуг и инфраструктуры, а также того, как планы их клиентов могут воздействовать на спрос на предоставляемые услуги.
Необходимо, чтобы приготовления, осуществляемые крупными финансовыми учреждениями с разветвленной структурой, важнейшими банками, специализирующимися на предоставлении розничных услуг, и самими органами власти, носили надежный и устойчивый характер. Сбой в работе любого из этих учреждений скажется не только на функционировании его самого, но и глобальной финансовой системы в целом.
Принцип 4. ПОБФ должны распространяться на весь спектр внутренних и внешних коммуникаций.
По всей вероятности, в преодолении ППГ главную роль будет играть взаимодействие с персоналом, основными поставщиками и государственными чиновниками. Связь с персоналом имеет первостепенное значение для предотвращения паники среди сотрудников, укрепления их морального состояния и обеспечения важнейшей информацией для охраны их здоровья и выполнения ими основных функций. Распространение информации о пандемии следует начать незамедлительно для обеспечения преемственности в распространении достоверной информации. Некоторые учреждения пересматривают свои коммуникационные программы, чтобы уточнить, есть ли необходимость при ППГ в особых политических мерах в связи с повышенными опасениями и тревогой за здоровье членов семей сотрудников. Требующие рассмотрения вопросы из области коммуникаций включают:
Определение надлежащих способов связи с сотрудниками, в том числе, номеров мобильных, спутниковых и стационарных телефонов, а также личных адресов электронной почты. Необходимо определить платформы и резервные системы связи с персоналом, производителями оборудования, поставщиками и клиентами для нужд оперативного оповещения и контактов в экстренных случаях (например, "горячие линии" и специальные веб-сайты).
Информирование персонала о разработанном в компании ПОБФ, механизмах приведения его в действие и возможностях наблюдать за подготовкой компании к чрезвычайным ситуациям.
Разработка мер для поддержания связи с контрагентами-клиентами, а в случае наличия регулирующих органов – с надзорными учреждениями. Необходимо подготовить и постоянно обновлять списки контактов. В целях минимизации сбоев контрагенты должны иметь возможность получать информацию о предлагаемых услугах, условиях их оказания, а в случае изменения условий – об изменении существующего порядка.
Выяснение того, какие ответные меры важнейшие провайдеры и поставщики планируют предпринять в случае ППГ. При обсуждении этого вопроса следует выяснить, каким образом каждый из них будет сообщать о возможных нарушениях работы и преодолевать срывы.
Создание информационно-разъяснительных программ для персонала:
Памятки относительно важности мытья рук и других аспектах здорового образа жизни (гигиене при кашле, диете, физических упражнениях).
Памятка сотрудникам, входящим в группу высокого риска, о необходимости принятия особых мер предосторожности.
Информация о различиях между гриппом и простудой, а также между птичьим гриппом и другими разновидностями гриппа (если это уместно).
Настоятельный призыв к сотрудникам, почувствовавшим себя плохо, не выходить на работу (в сочетании с либеральным подходом к предоставлению отпусков и предоставлению отпусков по болезни на щадящих условиях).
Принцип 5. Важность трансграничных коммуникаций в период крупномасштабных нарушений деятельности.
Исключительно важным аспектом преодоления последствий ППГ является информирование международных регулирующих органов об условиях, складывающихся в стране и ее финансовых учреждениях. Соответственно, регулирующим ведомствам следует убедиться в том, что в такой ситуации у них будет возможность поддерживать контакт с соответствующими органами других стран.
Разработка механизмов и платформ для связи с зарубежными контрагентами с учетом нужд оперативного оповещения и контактов в экстренных случаях (например, "горячие линии" и специальные веб-сайты).
Создание и ведение списка контактов. В целях минимизации последствий сбоев контактные списки желательно регулярно обновлять.
Рассылка планов и, по возможности, координация подходов к разработке правил в отношении готовности к чрезвычайных ситуациям, их тестирование, а также, в случае возникновения пандемии, некоторые послабления со стороны регулирующих органов. Поскольку воздействие ППГ на экономику и жизнь общества будет многообразным, информацию следует распространять среди как можно более широкой аудитории.
Принцип 6. ПОБФ должны быть действенными; необходимость внесения изменений следует выявлять путем проверок.
Проверка адекватности ПОБФ и меры в отношении персонала важны, однако сопряжены со многими трудностями. Проверка удаленных объектов и адекватности планов рассредоточения персонала может оказаться сложной задачей, принимая во внимание масштабы сбоев и издержки компании. Проблематичной может быть и выработка сценария проверки. Тестирование для вирусной эпидемии со сравнительно низкой заболеваемостью может быть относительно простым, однако приобретенный по его итогам опыт может оказаться неподходящим в условиях вспышки вирусной инфекции с высокой заболеваемостью и долей смертности. Учитывая это, организации рассматривают целый ряд вариантов:
На ранних этапах подготовки организации могут сосредоточить внимание не на разработке полномасштабного сценария, а на "обкатке" отдельных механизмов. Этот подход не носит комплексного характера. Как правило, в его рамках основное внимание уделяется вопросам технологии и инфраструктуры.
По достижении следующего уровня готовности можно предусмотреть проведение "штабных учений", когда руководству компании или руководителям подразделений предлагается некий сценарий (в который по ходу учения могут вноситься изменения) и участники "учений" обсуждают способы реагирования на ситуацию. При относительной экономичности комплексные "штабные учения" позволяют опробовать широкий спектр ответных мер в таких сферах, как инфраструктура, внутренняя координация и каналы связи.
Могут быть испытаны средства дистанционной обработки данных. В ряде организаций были определены департаменты либо ведущие сотрудники, для которых была проведена оценка эффективности их деятельности в условиях работы на дому в течение нескольких дней или недели.
Сценарное тестирование может помочь выявить слабые стороны подготовки и дать ориентиры для планирования инвестиций, направленных на повышение степени готовности.
Принцип 7. Органам финансового регулирования следует включать ПОБФ в свои концепции оценивания финансовых учреждений.
Центральные банки и регулирующие органы играют важную роль в антикризисном управлении и планировании. Им следует анализировать свои собственные ПОБФ, равно как и разрабатываемые финансовыми учреждениями, с целью минимизации сбоев в деятельности платежных, расчетных и иных механизмов финансовых рынков в случае возникновения пандемии.
Антикризисное планирование
В случае возникновения ППГ ответные меры будут приниматься силами широкого круга национальных органов власти. Для координации различных ответных мер может быть создана группа высокого уровня, состоящая из представителей правительства (министерства финансов), центрального банка и регулирующих органов. Кроме того, в подготовке планов на случай чрезвычайной ситуации широкого масштаба могут принять участие ключевые ведомства в сфере здравоохранения и инфраструктуры.
Национальные органы власти будут играть решающую роль в координации ответных мер, принимаемых хозяйствующими субъектами частного сектора, а также во взаимодействии с органами власти других стран. На принятие теми или иными организациями решения о целесообразности или нецелесообразности инвестирования средств в обеспечение готовности к чрезвычайной ситуации повлияют решения других участников рынка. Возможно, властям придется проявить инициативу и сформулировать определенные ожидания либо создать форум для общеотраслевой дискуссии среди конкурирующих субъектов. Равным образом, властям, возможно, придется проявить инициативу и выработать порядок действий на случай возникновения проблем с трансграничными операциями, либо с дочерними или материнскими компаниями. Для этого понадобится наладить диалог с регулирующими органами в странах-партнерах или многосторонними организациями.
Платежно-расчетная система
Помимо разработки ПОБФ, позволяющих надлежащим образом решать проблему нехватки ключевых сотрудников, провайдерам платежных и расчетных услуг следует также:
создать альтернативные платежные механизмы на случай выхода из строя основных систем (например, перейти на нетто-расчет в конце рабочего дня либо взаимозачеты через центральный банк).
Экономическая политика
Следует рассмотреть политику предоставления ликвидных денежных средств банкам. Каким образом банки смогут остаться ликвидными? И что будет сделано, если они станут неликвидными? Следует обеспечить наличие в центральном банке достаточного запаса наличных денег и определить, когда будет необходимо замедлить или приостановить процесс изъятия банкнот.
Необходимо разработать планы изъятия из обращения избыточной ликвидности (если возможно, то во время кризиса; если нет – непосредственно после него). Следует рассмотреть порядок операций на открытых рынках и функционирование денежного рынка в условиях существенного ухудшения состояния финансовой системы (например, сегментации межбанковского рынка).
Центральному банку следует обеспечить достаточную поставку наличных денег, определить, когда необходимо замедлить или приостановить процесс изъятия банкнот, и гарантировать надлежащие возможности доставки наличных денежных средств в финансовые учреждения с учетом возможного негативного воздействия чрезвычайной ситуации на транспортную сеть.
Необходимо выработать способы мониторинга положения дел с зарубежными кредитными линиями. В условиях ППГ международные кредиторы могут потребовать возврата кредитов или отказать в пролонгации кредитных линий. Следует рассмотреть альтернативы для ограничения объема требований на возврат кредитов по таким линиям.
Следует изучить последствия резкого роста волатильности или снижения ликвидности финансовых рынков, а также результаты использования "тормозов обращения" либо временной приостановки работы крупнейших рынков.
Необходимо разработать способы решения проблемы нестабильности на денежном и валютном рынках, включая выяснение минимальных условий, при которых такие системы сохраняют способность эффективно функционировать. На случай деструктивного изменения ситуации на рынке следует разработать чрезвычайные предохранительные меры.
Необходимо определить, могут ли и при каких условиях применяться меры контроля за движением капитала.
Пруденциальный надзор
Необходимо изучить вопрос о возможном смягчении некоторых правил пруденциального надзора, например того, как банкам следует трактовать невозврат кредитов по истечении срока их погашения? Не следует ли изменить пруденциальные нормативы минимальной ликвидности и классификации займов? Каким образом будут приниматься такие решения?
Необходимо определить, какие сведения о смягчении пруденциального надзора могут быть сообщены финансовым учреждениям для подготовки ими ПОБФ. Разрабатывая свои планы, банки должны знать, могут ли они рассчитывать на временную снисходительность аудита, требований к отчетности или правил, которыми они должны руководствоваться при ведении банковской деятельности?
В странах со сложной структурой регулирования существенное значение имеет координация действий различных регулирующих органов. Особенно важен скоординированный подход к разработке правил в отношении готовности к чрезвычайным ситуациям, тестирования, а в случае возникновения пандемии, смягчения регулятивных норм. Поскольку воздействие ППГ на экономику и жизнь общества будет чрезвычайно многоплановым и скажется на самых различных уровнях, информацию следует распространять среди как можно более широкой аудитории.